Rejestracja najmu krótkoterminowego + KYC gości zgodnie z nową ustawą.
Od 20 maja 2026 obowiązek rejestracji najmu krótkoterminowego w Polsce (ustawa przyjęta przez Sejm 2025). Hosty muszą: (1) wpisać obiekt do rejestru, (2) prowadzić KYC gości (skan paszportu, tożsamość), (3) meldować cudzoziemców. To nowy compliance dla ~200 tys. hostów Airbnb w PL. Fotopliki dają gotowy kanał od dnia 1.
Nowy compliance = nowy workflow
- Gość cudzoziemiec wysyła skan paszportu — mailem przez Airbnb messaging. Paszport biometryczny = dane art. 9 RODO.
- Meldunek cudzoziemca — obowiązek (art. 41 Ustawy o ewidencji ludności). Przesyłanie dokumentów do urzędu.
- Zdjęcia uszkodzeń po wyjeździe — roszczenie o deposit, ewentualne szkody. Dla Airbnb + ubezpieczyciela.
- Biuro rachunkowe — raporty przychodów z najmu, rozliczenia VAT. Przekazanie danych gości dla audytu.
Host 2026 compliant
- Check-in online — gość przed przyjazdem wysyła skan paszportu przez subdomenę (Business: airbnb.fotopliki.pl).
- Meldunek automatyczny — skany trafiają do Ciebie, Ty uzupełniasz rejestr gminy. Retencja 30 dni (Pro).
- Uszkodzenia po wyjeździe — zdjęcia + dokumentacja roszczenia. Dla Airbnb + TU + prawnika.
- Biuro rachunkowe — miesięczne pakiety dokumentacji z zanonimizowanymi danymi gości.
Typowe scenariusze
Skan paszportu / dowodu
Przed przyjazdem gość wysyła skan przez link check-in. Ty weryfikujesz, notujesz w rejestrze. Paszport znika po 30 dniach (Pro retencja).
Cudzoziemiec — obowiązek art. 41
Meldunek do 4 dni od przyjazdu (cudzoziemcy). Przekazanie dokumentów do urzędu gminy przez bezpieczny kanał.
Dokumentacja po check-out
Zdjęcia szkód (zalana kanapa, stłuczone lustro) — dla Airbnb Resolution Center + Twojego ubezpieczyciela.
Instrukcje dla agencji sprzątającej
Przekazanie kodów, lokalizacji, instrukcji. Wymiana z cleaning service — też dane wrażliwe operacyjnie.
Dokumenty dla gminy
Od 05.2026 — obowiązek wpisu. Dokumenty obiektu (akt własności, zgoda wspólnoty) wysyłane przez bezpieczny kanał.
Miesięczne raporty
Zanonimizowane paragony VAT + raporty Airbnb/Booking dla biura rachunkowego. Plan Pro 30 dni wystarczy.
Workflow host Airbnb 2026
Rezerwacja
Gość rezerwuje na Airbnb/Booking. 3 dni przed przyjazdem wysyłasz link check-in.
KYC online
Gość wysyła skan paszportu przez Fotopliki — szyfrowanie w jego przeglądarce. Ty weryfikujesz.
Meldunek + rejestr
Cudzoziemiec → meldunek w gminie. Wszystkie pobyty → wpis w rejestrze najmu (od 05.2026).
Check-out
Po wyjeździe — oględziny, zdjęcia ewentualnych szkód. Dokumentacja dla Airbnb/TU.
Ustawa o rejestracji najmu krótkoterminowego + Ustawa o ewidencji + RODO
Nowa ustawa z 2025 (obowiązuje od 20.05.2026)
Rejestr najmu krótkoterminowego (do 30 dni). Obowiązek wpisu obiektu, prowadzenia ewidencji gości, meldowania cudzoziemców. Kary: do 100 000 zł za brak rejestracji.
Art. 41 Ustawy o ewidencji ludności
Cudzoziemcy — obowiązek meldunku do 4 dni. Host odpowiedzialny za dopełnienie (lub gość samodzielnie przez ePUAP).
RODO art. 9 — paszporty biometryczne
Paszport biometryczny = dane biometryczne (odciski, zdjęcie jako wzorzec twarzy). Wymagają art. 32 — szyfrowania.
Ustawa o VAT — dokumentacja
Najem krótkoterminowy ≥ 8% VAT, rozliczany miesięcznie. Dokumentacja 5 lat (art. 86 Ordynacji). Kanał E2E do biura rachunkowego = ochrona danych gości.
FAQ — dla operatorów Airbnb
Co zmienia ustawa z 05.2026?
Wpis obiektu do rejestru najmu krótkoterminowego (prowadzonego przez gminę). Ewidencja gości (imię, data przyjazdu/wyjazdu). Meldunek cudzoziemców (jeśli powyżej 30 dni — pobyt długoterminowy, jeśli poniżej — check-in cyfrowy u hosta). Kara za brak rejestracji — do 100 tys. zł.
Czy muszę skanować paszporty wszystkich gości?
Dla celów KYC (ewidencja najmu) — wystarczy imię, nazwisko, dokument tożsamości (numer + typ). Skan jest praktycznym dowodem, ale nie jest obowiązkowy. Dla cudzoziemców meldunek — szczegółowe dane.
Airbnb oferuje własny check-in — czy potrzebuję Fotopliki?
Airbnb messaging = dane przechodzą przez Airbnb (USA serwery). Dla polskiego compliance — lepiej mieć polski kanał z EOG serwerami. Fotopliki integrują się jako dodatkowa warstwa: Airbnb komunikacja, Fotopliki dla KYC i dokumentów.
Czy fotopliki integrują się z PMS-ami (property management)?
Plan Business ma REST API — integracja z Guesty, Hostfully, Smoobu. Webhook po upload → automatyczne dodanie do rezerwacji w PMS. Custom integracja — skontaktuj się.
Jaki plan dla hosta z 5 mieszkaniami?
Plan Business (49 zł/mies) — 200 MB na obiekt (zdjęcia + dokumenty + skany), DPA, subdomena firma.fotopliki.pl. Dla operatorów 20+ mieszkań — Enterprise z API + custom domena.
Zobacz też
Przed 20 maja 2026 — bądź gotowy
Pro 19 zł/mies (host-solo z 1-3 obiektami). Business 49 zł/mies (operator z 5+ obiektami + DPA + API). Przygotuj workflow zanim ustawa wejdzie w życie.
Odbierz dokumenty gościa →Plan Pro (19 zł/mies): 50MB + wybór retencji + hasło na link. Plan Business (49 zł/mies): 200MB + DPA + audit log + subdomena.