Umowa przedwstępna, skan dowodu, zdjęcia mieszkania bez wycieku.
Precedens 2024: biuro nieruchomości kara UODO 33 000 zł za wyciek PESEL-i klientów z Gmaila agenta. 60% biur NRH nielegalnie zbiera PESEL bez podstawy. Ty wysyłasz na email klientowi zdjęcia mieszkania, umowę przedwstępną z PESEL-ami stron, skan dowodu — Gmail, WeTransfer. Fotopliki dają Ci compliant kanał zamiast ryzyka.
Typowy dzień agenta — typowe naruszenia
- Zdjęcia mieszkania mailem do zainteresowanego — wnętrza klienta sprzedającego → potencjalny cel planowania włamania.
- Umowa przedwstępna z PESEL-ami stron — sprzedającego i kupującego w jednym skanie. Email bez szyfrowania.
- Skan dowodu klienta bez podstawy — pośrednik zbiera „na wszelki wypadek". UODO: 33k zł kary za zbieranie bez podstawy prawnej.
- Operat szacunkowy od rzeczoznawcy — wycena 800k zł + szczegóły nieruchomości. Wymiana mailowa między biurami.
Fotopliki dla biura NRH
- Zdjęcia mieszkania do zainteresowanego — link z hasłem, retencja do 30 dni (Pro), dla poważnie zainteresowanych.
- Umowa przedwstępna — PDF z PESEL-ami, osobne linki dla każdej strony + notariusza. Audit log.
- Minimalizacja danych — klient wysyła skan dowodu tylko wtedy gdy potrzebne (nie „na wszelki wypadek"). Art. 5 RODO w praktyce.
- Z deweloperem — plany mieszkań, specyfikacje, umowy — przez bezpieczny kanał z DPA.
Typowe scenariusze
Zdjęcia do zainteresowanych
Klient zainteresowany — ale zanim dostanie adres, chce zobaczyć więcej zdjęć. Link z hasłem, 7 dni retencji. Filtruje poważnie zainteresowanych.
Po podpisaniu u notariusza
Skan umowy → strony + notariusz + Ty. Audit log w Business pokazuje aktywność.
Wycena dla kupującego
Rzeczoznawca → Ty → kupujący (dla banku kredytującego). Chain-of-custody z E2E + audit log.
Historia nieruchomości
Odpis księgi wieczystej, akt własności sprzedającego. Dane wszystkich współwłaścicieli (bez zgody indywidualnej). E2E = ochrona.
Wymiana z deweloperem
Plany piętra, specyfikacja wykończenia, harmonogram. Często objęte NDA. Plan Business z DPA.
Nieruchomość w podziale
Mieszkanie w majątku wspólnym — obie strony otrzymują operaty, wymianę z adwokatami. Bezpartyjność + audit.
Workflow w biurze NRH
Klient przychodzi do biura
Interesuje się mieszkaniem. Podpisujesz umowę pośrednictwa.
Link do zdjęć
Fotopliki.pl, 80 zdjęć HD mieszkania + plan piętra. Hasło ustalone.
Umowa przedwstępna
Po negocjacjach — skan u notariusza. Kopie dla stron przez Fotopliki z audit log.
Archiwum sprawy
Po sfinalizowaniu transakcji — retencja 5 lat (Ustawa o gospodarce nieruchomościami), lokalne archiwum + backup.
Ustawa o gospodarce nieruchomościami + RODO + AML
Art. 181 UoGN
„Pośrednik w obrocie nieruchomościami jest obowiązany wykonywać swoją działalność (...) z należytą starannością i zasadami etyki zawodowej." Interpretacja UODO 2024: „należyta staranność" = szyfrowanie danych klientów.
Art. 5 RODO — minimalizacja
Tylko dane niezbędne do realizacji umowy. Pośrednik NIE potrzebuje PESEL kupującego zanim ten nie podpisze umowy przedwstępnej. Zbieranie „na wszelki wypadek" = naruszenie.
Ustawa AML z 1.03.2018
Biuro NRH = instytucja obowiązana przy transakcjach > 10 000 EUR. KYC klienta (identyfikacja + weryfikacja). Wymaga ścisłej ochrony zebranych danych.
Art. 81 Prawa autorskiego
Zdjęcia mieszkania mogą zawierać wizerunki osób (portret rodziny na ścianie, lustra). Przed publikacją — zgoda osób. W fotopliki link prywatny — ale zwrócić uwagę.
FAQ — dla pośredników nieruchomości
Czy mogę wymagać PESEL przed podpisaniem umowy przedwstępnej?
NIE. Art. 5 RODO — minimalizacja. Do umowy pośrednictwa PESEL nie jest niezbędny (wystarczy imię, nazwisko, dane kontaktowe). Do umowy przedwstępnej — tak (PESEL stron wymagany przez notariusza). PESEL „na wszelki wypadek" = naruszenie + kara UODO (precedens 33k zł).
Zdjęcia mieszkania — co musze wiedzieć?
Zgoda właściciela na fotografowanie (art. 81 Pr.aut. jeśli wizerunki osób w kadrze). Zgoda na rozpowszechnianie (portale — tak; prywatne prezentacje klientom — w ramach umowy pośrednictwa). Nie publikować adresu razem ze zdjęciami na ogólnie dostępnych portalach.
Umowa pośrednictwa — ile lat przechowywać?
Zgodnie z PFSRM i UoGN — 5 lat od zakończenia obsługi. Po tym okresie — usunięcie lub anonimizacja. Fotopliki to kanal przesyłu, oryginalne umowy w systemie biura.
AML — od jakiej kwoty?
Transakcje ≥ 10 000 EUR — pełna identyfikacja klienta (art. 34 Ustawy AML). PESEL, adres, weryfikacja dokumentem. Dla nieruchomości — praktycznie każda transakcja. Fotopliki Business z DPA spełnia wymagania techniczne.
Jaki plan dla biura z 3 agentami?
Plan Business (49 zł/mies) — 5 użytkowników, DPA, subdomena biuro.fotopliki.pl, audit log (ważny przy kontroli UODO!). Dla sieci franczyzowej — Enterprise.
Zobacz też
Po karze 33k zł — czas na zmiany
Pro 19 zł/mies (agent-solo). Business 49 zł/mies (biuro + DPA + subdomena + audit log). 12 miesięcy Business = 588 zł. Dwa rzędy mniej niż kara UODO.
Prześlij umowę bezpiecznie →Plan Pro (19 zł/mies): 50MB + wybór retencji + hasło na link. Plan Business (49 zł/mies): 200MB + DPA + audit log + subdomena.