Akt własności, odpis KW, skan dowodu — bezpiecznie przed wizytą w kancelarii.
Klient ma za tydzień podpisać akt sprzedaży nieruchomości. Wysyła na prywatny email notariusza: skan aktu własności, odpis księgi wieczystej, skan dowodu. Trzy dokumenty z PESEL, adresem, numerem KW. Art. 18 Prawa o notariacie zobowiązuje do zachowania tajemnicy od chwili przyjęcia zlecenia. Fotopliki dają Ci RODO-compliant kanał zamiast Gmaila.
Przed każdą czynnością
- Klient wysyła skan dowodu mailem — PESEL + adres + zdjęcie. Po incydencie skrzynki — wyciek zdolny do kradzieży tożsamości.
- Odpis KW z PESEL-ami właścicieli — dane wszystkich współwłaścicieli. Email = naruszenie tajemnicy art. 18.
- Cudzoziemiec z paszportem — dokument tożsamości spoza EOG, numer wizy, status pobytu. Szczególna wrażliwość (art. 9 RODO dla danych biometrycznych w paszportach biometrycznych).
- Pełnomocnictwo z oryginałem podpisu — przesyłane mailem przed uzgodnieniem terminu notariusza w drugim mieście (depozyt).
Fotopliki w pracy notariusza
- Link do klienta przed czynnością — wysyła skany przez E2E, Ty otwierasz w kancelarii.
- 60s burn-after-reading — otwierasz raz, zapisujesz u siebie w repertorium, link wygasa.
- Wymiana z drugim notariuszem — depozyt aktu, poświadczenie, konsultacja — kanał zgodny z tajemnicą notarialną obustronnie.
- Dla cudzoziemców — bezpieczny transfer skanów paszportu, kart pobytu — nawet bez wysyłki przez kraje tranzytowe (serwery EOG).
Typowe scenariusze
Skany przed czynnością
Klient wysyła skan dowodu, akt własności, odpis KW — Ty otwierasz raz, wpisujesz do repertorium A, plik znika. Zapisane w dokumentacji kancelarii.
Kopia wypisu po czynności
Klient prosi o kopię wypisu aktu (dodatkowy dokument dla banku, US). Wysyłasz jako PDF, 7-dniowa retencja (Pro).
Przekazanie aktu do depozytu
Akt depozytowy — wymiana z drugim notariuszem (depozyt w innej kancelarii). Bezpieczny kanał z obustronnie zachowaną tajemnicą.
Dokumenty z językiem obcym
Klient cudzoziemiec wysyła skany — notariusz przekazuje tłumaczowi przysięgłemu. Dwa trasy: klient → notariusz, notariusz → tłumacz. Obie E2E.
Współpraca przy inwestycji
Plany podziału, wypisy z MPZP, zaświadczenia spółdzielni — wymiana dokumentów między kancelarią a deweloperem. Audit log w Business.
Wypis dla spadkobierców
Spadkobierca prosi o wypis sprzed 10 lat. Skan + wysyłka przez zaszyfrowany link. Weryfikacja tożsamości przed wysłaniem.
Workflow w kancelarii notarialnej
Klient dzwoni
Umawiasz termin czynności. Wysyłasz SMS z linkiem do wrzucenia dokumentów.
Klient wrzuca skany
Dowód, akt, KW przez fotopliki.pl — szyfrowane w jego przeglądarce.
Notariusz otwiera
W kancelarii, weryfikuje kompletność, przygotowuje akt. Zapisuje u siebie lokalnie.
Podczas czynności
Oryginały do wglądu, akt podpisany, repertorium A uzupełnione. Link wygasa.
Tajemnica notarialna + RODO + Prawo bankowe
Art. 18 Prawa o notariacie
„Notariusz jest obowiązany zachować w tajemnicy okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość ze względu na wykonywane czynności notarialne." Tajemnica trwa również po wygaśnięciu powołania. Email bez E2E = naruszenie.
Art. 180 § 2 KPK
Immunitet dla danych objętych tajemnicą zawodową. Fotopliki E2E — operator technicznie nie widzi treści, więc nie może być zmuszony do udostępnienia.
RODO art. 5 + 32
Minimalizacja + odpowiednie środki techniczne. Skany dowodów i aktów — wymagają szyfrowania proporcjonalnego do ryzyka.
Kodeks etyki zawodowej notariusza
§ 6 KE — notariusz dobiera środki „należytej staranności" do przetwarzania danych. E2E jest najsilniejszym dostępnym standardem.
FAQ — dla notariuszy
Czy mogę prosić klienta o wysłanie skanów mailem?
Technicznie tak, ale z perspektywy tajemnicy notarialnej (art. 18 Prawa o notariacie) jest to problematyczne. Email przechodzi przez serwery providerów obu stron, retencja długa, ryzyko phishingu. Kierownictwo KRN (Krajowej Rady Notarialnej) w 2024 wskazało „kanały szyfrowane E2E" jako „środek proporcjonalny należytej staranności".
Co z KW i danymi współwłaścicieli?
KW zawiera PESEL + imię + nazwisko + adres wszystkich właścicieli (bez zgody poszczególnych). Dane osobowe art. 6 RODO. Przekazywanie mailem bez szyfrowania naraża Cię na skargę UODO od któregoś ze współwłaścicieli. Fotopliki rozwiązują — kanał E2E + auto-kasowanie.
Czy Fotopliki integrują się z notariuszowskim systemem repertorium?
Nie bezpośrednio, ale w planie Business jest REST API — można automatycznie odnotowywać w wewnętrznym systemie fakt otrzymania skanu (bez treści, tylko metadane: klient X wysłał Y plików o Z godzinie). Integracja z popularnymi systemami (e.g. Notarial IT) — na zapytanie.
Jakiego planu potrzebuje typowa kancelaria notarialna?
Dla notariusza-solo — plan Pro (19 zł/mies): 50 MB, retencja 1h-30d, hasło na link. Dla kancelarii 2-5 osobowej z aplikantami — Business (49 zł/mies) z subdomeną (kancelaria.fotopliki.pl), DPA, audit log (wymagany przy kontroli URODO). Duże kancelarie i rejenci — Enterprise.
Co z cudzoziemcami i paszportami biometrycznymi?
Paszporty biometryczne to dane biometryczne art. 9 RODO (odciski, zdjęcie twarzy jako wzorzec). Wymagają szczególnej ochrony — E2E jest najsilniejszym dostępnym standardem. Dla cudzoziemców spoza EOG — dodatkowa ostrożność, bo serwer musi być w EOG (Fotopliki: Francja).
Zobacz też
Dołącz do kancelarii, które wybrały E2E
Pro 19 zł/mies (notariusz-solo). Business 49 zł/mies (kancelaria + aplikanci + DPA + subdomena). Wypróbuj — klient prześle Ci skany bezpieczniej niż Gmail.
Odbierz skany klienta →Plan Pro (19 zł/mies): 50MB + wybór retencji + hasło na link. Plan Business (49 zł/mies): 200MB + DPA + audit log + subdomena.