Skan dowodu klienta, pakiet faktur, JPK — bezpiecznie bez emaili i pendrive.
Biura rachunkowe są instytucjami obowiązanymi (Ustawa z 1.03.2018 o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy) — przetwarzają KYC, PESEL-e, dane finansowe. A 80% klientów wysyła skany PIT/NIP/dowodu przez Gmail. Kara UODO dla biura nieruchomości 33k zł (2024) — precedens. Fotopliki dają Ci szyfrowany kanał E2E dla codziennego workflow.
Problem: zwykły dzień w biurze
- Klient wysyła skan dowodu mailem — ma być KYC zgodne z AML, ale staje się incydentem RODO (phishing → wyciek).
- Miesięczny pakiet faktur w ZIP — klient nie ma hasła, wysyła przez WeTransfer (serwery holenderskie, brak DPA dla AML).
- JPK z VAT — dane wszystkich transakcji klienta. Przesyłasz do US lub klienta. Email = źle.
- Pendrive między biurem a klientem — ryzyko zgubienia, brak szyfrowania dysku, retencja „na zawsze".
Rozwiązanie: AML-ready kanał E2E
- Klient dostaje link z biura (subdomena klient.fotopliki.pl w planie Business) — wysyła skany przez E2E.
- Miesięczne pakiety — drag & drop pliku ZIP, szyfrowane lokalnie, link na 30 dni (Pro/Business).
- JPK + deklaracje — do klienta z 48h expiration, dokumentacja tylko u Ciebie.
- DPA zgodna z art. 28 RODO (plan Business) — spełnia wymagania audit AML.
Typowe scenariusze
Skan dowodu klienta
Onboarding klienta — wysyła skan dowodu/NIP/KRS przez zaszyfrowany kanał. Potwierdza tożsamość (AML art. 34) bez naruszenia RODO.
Miesięczny pakiet kosztowych
Klient wysyła 30-50 skanów faktur za miesiąc. Pakiet ZIP, 30-dniowa retencja (Pro), zero plików w skrzynce mailowej.
JPK + VAT + CIT
Przesłanie deklaracji klientowi do akceptacji przed wysłaniem do US. Link z hasłem (Pro) — ochrona przed przypadkowym przekazaniem.
Skany PEL-1/UPL-1
Pełnomocnictwo do reprezentacji przed US — klient podpisuje, skanuje, wysyła. Po zarejestrowaniu w CEIDG plik można archiwizować lokalnie.
Skany umów o pracę
Biuro obsługujące kadry klienta — skan nowej umowy z PESEL pracownika. Dane szczególne (art. 9 RODO jeśli w kwestionariuszu zdrowotnym).
Dokumenty do kontroli skarbowej
Kontrola U.S. żąda dokumentów — szybko przygotowujesz skany, wysyłasz klientowi do akceptacji, potem kontrolerowi. Audit log w planie Business.
Workflow w biurze rachunkowym
Klient na onboarding
Link do subdomeny biura (biuro.fotopliki.pl) — wrzuca skan dowodu/NIP/KRS.
Ty widzisz raz
Otwierasz, weryfikujesz zgodność z AML, zapisujesz u siebie w systemie księgowym.
Link wygasa
Po 60s lub 48h — dokument znika ze storage Fotoplików. Ty masz u siebie.
Wsteczny audit
W planie Business audit log pokazuje: klient wysłał 2024-03-15 14:30, Ty otworzyłaś 2024-03-15 15:12.
AML + RODO + tajemnica księgowego = potrójny obowiązek
Ustawa z 1.03.2018 o AML
Biuro rachunkowe to instytucja obowiązana (art. 2 ust. 1 pkt 15a). KYC klientów wymaga szczególnej ostrożności przy przechowywaniu i przekazywaniu.
RODO art. 5 + 32
Minimalizacja danych + odpowiednie środki techniczne. Email nie jest „odpowiedni" dla PESEL + wyciągu bankowego klienta. E2E — tak.
Tajemnica zawodowa księgowego
Brak sztywnej ustawy (jak dla adwokatów), ale praktyka + umowa z klientem nakłada obowiązek poufności. Naruszenie — odpowiedzialność cywilna + UODO.
Ordynacja podatkowa art. 293
Tajemnica skarbowa rozciąga się również na biuro rachunkowe uczestniczące w postępowaniu. Przetwarzanie — szyfrowanie to obowiązek.
FAQ — dla księgowych
Czy AML wymaga szyfrowania skanów dowodów?
AML art. 37 wymaga „zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych informacji". W interpretacji GIIF — szyfrowanie przy przesyłaniu przez sieci publiczne (email, sieci mobilne) jest wskazane. E2E jest najsilniejszym dostępnym, spełnia wymogi AML + RODO jednocześnie.
Jak długo mogę przechowywać skany klientów?
AML — 5 lat od zakończenia relacji biznesowej (art. 49). Ustawa o rachunkowości — 5 lat dokumentów księgowych. RODO — tylko tak długo, jak konieczne (art. 5 lit. e). Po tym okresie — obowiązkowe usunięcie. Fotopliki Enterprise umożliwia retencję do 1 roku, potem zapisujesz lokalnie.
Czy Fotopliki integrują się z Enova / Symfonia / Optima?
Przez REST API (plan Business). Klient wysyła skan → webhook → upload do systemu księgowego. Custom integracja — skontaktuj się dla dokumentacji API.
Czy pakiet miesięczny faktur w ZIP mieści się w planie?
Darmowy: 10 MB (ok. 5-10 faktur). Pro 19 zł/mies: 50 MB (30-50 faktur). Business 49 zł/mies: 200 MB (pakiety kompletne firmy średniej wielkości). Dla dużych klientów (1000+ faktur) — plan Enterprise albo system ERP z własnym secure transfer.
Czy można mieć wspólną subdomenę dla klientów?
Tak (plan Business). biuro.fotopliki.pl — każdy klient dostaje spersonalizowany link. Audit log pokazuje kto wysłał. Brand consistency — klient widzi logo biura + kolorystykę (Enterprise: custom CSS).
Zobacz też
Zdecyduj się — email już nie wystarczy
Plan Pro (19 zł/mies): retencja 30d + hasło na link. Business (49 zł/mies): DPA + subdomena biura + API + audit log. Wypróbuj.
Wyślij dokumenty księgowe →Plan Pro (19 zł/mies): 50MB + wybór retencji + hasło na link. Plan Business (49 zł/mies): 200MB + DPA + audit log + subdomena.